Gelen Kutunuzu Boşaltın. Gerçekten.

İki sene önce gelen kutumda binlere okunmamış e-posta duruyordu.
İnanın bana, kullandığım 4-5 ayrı e-posta adresi var bunların toplamı rahatlıkla 10 bini aşıyordu. Nasıl olup da bu hale geldiğim hakkında ise en ufak bir fikrim bile yoktu.

"Ölçemediğin şeyi yönetemezsin" diyen, Peter Drucker

“Ölçemediğin şeyi yönetemezsin” diyen, Peter Drucker

Bir yönetim piri olarak bilinen Peter Drucker, felsefe profesörüydü.
Peter Drucker’a göre 2000’li yıllarda yaşayanların için en doğru tanım bilgi işçileri idi. Yani hayatını kazanmak için düşünenler.

Beden gücüyle çalışanlarda işin ne kadarının kaldığını görmek kolay. Baktığınızda bir yerden bir yere taşınması gerekeni bilirsiniz, ne kadarının kaldığını elle sayabilirsiniz. Yapılması gereken işi hissedersiniz ancak bilgi işçileri için her şey zihinde gerçekleşir ve sanaldır. Bilgi işçilerine görev verilmemiştir. Göreve bilgi işçisi tarafından karar verilmelidir. Bu görevler, bilgiyi:

  • Toplamak
  • Dağıtmak
  • Öğretmek
  • Kontrol etmek
  • Çözmek vb.

olabilir. Ancak tüm bunları bilmeme rağmen gelen kutumdaki binlerce e-postaya bakıldığında, bir bilgi işçisi olarak bilgiye dair görevlerimi başarıyla gerçekleştirebildiğimi söyleyebilmek pek mümkün değildi. Yanlış bir şeyler vardı.

Eğer 4 ay önce gelmiş bir e-postayı hala açmamışsam; nasıl olurda “yarın okurum” diyerek kendimi kandırabiliyordum?

Gelen kutusunu boşaltmaya karar verdim. Tamamiyle.
Değişim için adımı atmanın hiç bir zaman geç olmadığını unutmamak gerek.
Tümünü okundu olarak işaretledim ve arşive kaldırdım(Evet! Böyle bir seçenek varmış).
Üstesinden gelmek için bulduğum metod oldukça basit: gelen kutusunu boş tut, okunanları arşive kaldır ve hareket gerektirenleri başka bir yapılacaklar klasöre taşı(listele).

screen-shot-2016-10-29-at-16-59-31

Bugün pek çoğumuz GMail veya HotMail kullanıyor. Google’ın üzerinde çalıştığı Inbox by Gmail platformu bu düzenlemeyi sizin için öntanımlı bir hale getiriyor. Gelen e-postaların yanındaki tik işaretiyle arşive kaldırabiliyorsunuz, gereksizse silebiliyorsunuz ve daha sonra hatırlatmasını istediğiniz zaman ise saat ikonunu kullanarak anımsatıcı ekleyebiliyorsunuz.

Alper Rozanes‘in çevirisini yaptığı, Leo Babuta’nın 52 Değişim içeriğinden okuduktan sonra öğrendiğim bu basit uygulama benim hayatımı oldukça kolaylaştırdı.

Yine de sadece e-postaları yönetirken değil ama her türlü iş için unutulmaması gereken önemli bir detay:

  • Bir iş üç dakikanızdan az zamanınızı alacaksa onu hemen yapın
  • Üç dakikadan uzunsa bunu yapacak doğru kişinin siz olup olmadığını düşünün; değilseniz ilgili kişiyi bilgilendirin
  • Üç dakikadan uzun ve sizin yapmanız gerekiyorsa hatırlamak için mutlaka yapılacaklar listesine kaydedin ve uygun olduğunuz zaman yapın

Zaman en kıymetli kaynağımız, onu daha verimli ve üretken kullanabildiğimiz nice günlere!

Eğer bu yazıyla bir şeyler öğrendiyseniz, neden daha fazla insanın da öğrenmesi için paylaşmıyorsunuz?